OLITEC : chiffres annuels 2006 compl?ment 2

OLITEC

Société anonyme au capital de 5.500.000 €

Siège social : 4 rue des Magnolias, 54220 MALZEVILLE

333 428 670 R.C.S. NANCY

Les comptes annuels 2006, parus aux Bulletins des Annonces Légales Obligatoires des 25 avril 2007 et 9 mai 2007, ont été approuvés sans modification à l'assemblée générale du jeudi 28 juin 2007.

ADDITIF A CES COMPTES ANNUELS 2006

Rapport du Président sur le fonctionnement du Conseil et le Contrôle interne

Mesdames, Messieurs,

En application des dispositions de l'article L.225-37 alinéa 6 du Code de commerce, je vous rends compte aux termes du présent rapport :

- des conditions de préparation et d'organisation des travaux de votre conseil d'administration au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2006,

- des procédures de contrôle interne mises en place par la société,

- de l'étendue des pouvoirs du président directeur général.

I - PREPARATION ET ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Composition du conseil:

Votre conseil d'administration est composé au 31 décembre 2006 des quatre membres suivants :

- Madame LEJEUNE Jacqueline,

- Monsieur LEJEUNE Jean-Marie,

- Madame EVERT Marie-Claire,

- Monsieur SEGHERS Régis.

Réunions du conseil d'administration:

Au cours de l'exercice écoulé, votre conseil d'administration s'est réuni deux fois respectivement les 3 avril 2006 et 25 octobre 2006.

Les administrateurs et le cas échéant, les commissaires aux comptes ont été convoqués conformément aux dispositions statutaires et aux dispositions du Code de commerce.

Tous les documents nécessaires à l'information des administrateurs leur ont été communiqués avant la réunion.

Les réunions du conseil d'administration se déroulent au principal établissement, à NANCY (M&M), 87 rue Mac Mahon.

Les principales décisions adoptées ont été d'arrêter les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2006, de prendre acte de la décision de Monsieur LEJEUNE Jean-Marie de démissionner de son mandat de directeur général adjoint et d'établir le rapport sur les comptes semestriels arrêtés au 30 juin 2006.

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont établis à l'issue de chaque réunion et communiqués dans les meilleurs délais aux administrateurs.

II – PRODEDURES DE CONTROLE INTERNE

Définition et objectif du contrôle interne :

Au sein de la société OLITEC, le contrôle interne est défini par la Direction Générale et a pour objet de:

- veiller à ce que les actes de gestion et la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de la direction s'inscrivent dans le cadre défini par les lois et règlements applicables et par les valeurs, normes et règles internes à la société,

- vérifier que les informations comptables, financières et de gestion communiquées aux organes sociaux de la société reflètent avec sincérité l'activité et la situation générale de la société,

- prévenir et maîtriser les risques résultant de l'activité de la société,

- prévenir et éviter les risques d'erreurs ou de fraudes, en particulier dans les domaines comptable et financier.

Ces procédures de contrôle interne impliquent le respect des politiques de gestion, la sauvegarde des actifs, la prévention et la détection des erreurs et des fraudes, l'exactitude et l'exhaustivité des enregistrements comptables et l'établissement en temps voulu d'informations comptables et financières fiables.

Comme tout contrôle, il ne peut cependant pas fournir la garantie que ces risques sont totalement éliminés et il ne donne qu'une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs.

Organisation du contrôle interne

Le contrôle interne est assuré par les membres de la direction générale de la société, assistés du directeur financier et des responsables des différents services.

La direction générale fixe les axes du contrôle et donne les directives aux responsables de service qui sont chargés de les mettre en place et de rendre compte à la direction générale.

Système comptable et de gestion :

La gestion et la comptabilité sont traitées par des logiciels de renom qui permettent d'effectuer des contrôles fréquents, automatiques, et de calculer de nombreux indicateurs.

Début 2006, les logiciels de gestion ont été remplacés par leur nouvelle version qui s'est enrichie de nouvelles procédures de statistiques plus élaborées et plus conviviales, ceci permettant des vérifications encore plus amples et plus précises.

Au niveau du logiciel de facturation, afin de limiter les erreurs de saisie, un blocage informatique empêche de facturer à un prix de vente inférieur au prix de revient.

La comptabilité, tenue sur place par un comptable expérimenté, est vérifiée trimestriellement par AEC XAVIER LENNE, cabinet d'expertise comptable extérieur.

Chaque semestre, les comptes sont audités par les commissaires aux comptes.

Les vérifications internes sont fréquentes et importantes et s'établissent par :

- une procédure de budget et de contrôles budgétaires fréquents,

- un état hebdomadaire de l'activité de la société, du chiffre d'affaires et du carnet de commandes est fourni à la direction, une vérification hebdomadaire de la situation de la trésorerie et du solde des comptes clients et fournisseurs,

- une situation comptable trimestrielle avec comptage des stocks et inventaire physique,

- une situation comptable complète semestrielle auditée par les commissaires aux comptes.

Les délégations de signature sont données exclusivement par la présidence de la société. Les personnes chargées de la comptabilité n'ont pas pouvoir de signature.

Activité de la société :

De nombreuses procédures ont été élaborées suite à la mise en place de la certification ISO 9001, version 2000.

Ces procédures sont sans cesse vérifiées et des audits par service sont effectués régulièrement.

Une réunion avec la direction de l'entreprise, le service qualité et les responsables des différents services est organisée régulièrement afin de faire le point sur les procédures, sur les audits internes et sur les mesures à mettre en place pour améliorer le système.

Chaque entrée de produits est vérifiée avec le bordereau de livraison par le directeur logistique. La facture est transmise au service comptable qui entre les prix d'achats dans le logiciel de facturation dans lequel sont gérés les stocks.

Chaque semaine, les stocks de produits sont vérifiés par pointage aléatoire de quelques références et chaque fin de trimestre, un inventaire physique est rapproché du stock donné par le logiciel.

A la réception d'une commande, le service commercial la vérifie selon la procédure de la revue de contrat (vérification des prix, références et délais), et la transmet au service facturation qui prépare le bon de préparation, édité directement au service expéditions.

La commande est alors préparée puis vérifiée par le responsable du service qui valide le bon de préparation et permet l'édition du bon de livraison.

Une copie du bon de livraison est éditée immédiatement au service facturation qui émet la facture et l'envoie au client.

De nombreuses statistiques permettent à la direction générale d'avoir un aperçu de la situation, tant sur le développement que sur la stratégie.

Elaboration et traitement de l'Information comptable et financière

L'objectif du contrôle interne est de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements comptables, de la réalité des transactions, de la mesure adéquate des droits et obligations, du rattachement des transactions à la bonne période et de l'établissement de l'information en temps voulu.

La direction générale s'assure de la réalité des informations comptables et financières avant leur parution dans les journaux officiels ou sur les différents médias. Chaque année, au mois de janvier, dès réception des dates de parution des publications financières légales et obligatoires, un calendrier est établi. Un logiciel gère les échéances et, prévient la personne responsable de la parution et la direction, en laissant une marge suffisante, par rapport à la date buttoir, pour permettre d'établir les textes des communiqués sans précipitation.

Les documents comptables fournis aux actionnaires sont établis en collaboration avec les services internes de la société par le cabinet Audit Expertise Comptable Xavier LENNE dont le siège est situé 85 rue Roger Bérin à ESSEY LES NANCY (54) et sont audités par les commissaires aux comptes.

La consolidation des comptes est effectuée par ce même cabinet et vérifiée par les commissaires aux comptes.

Les engagements hors bilan étaient suivis et vérifiés par la direction générale.

Début 2006, toutes les dettes de la société étant remboursées, une main levée des nantissements et autres garanties qui avaient été mises en place par les banques lors de l'achat et de l'aménagement des locaux, a été demandée.

A ce jour, la société n'a plus ni engagement, ni garantie envers qui que ce soit.

Ressources humaines

Les recrutements s'effectuent uniquement avec l'aval de la présidence de la société.

La gestion de la rémunération est suivie lors de réunion de la direction générale.

La norme ISO a imposé un suivi des compétences par l'organisation d'un entretien annuel individuel.

Sécurité

Les responsables de service sont chargés de vérifier les risques de leur secteur et doivent impérativement faire part à la direction de la moindre incertitude quant à la sécurité.

Pour la partie informatique, chaque jour, est réalisée une sauvegarde complète du serveur.

Les supports de la semaine, des derniers jours du mois et de l'année sont conservés dans les locaux de la société, à l'intérieur d'un système ignifugé. Ces supports sont dupliqués et le deuxième jeu est conservé à l'extérieur de la société.

Un plan de secours du système informatique a été élaboré avec l'aide de la société qui maintient les serveurs.

Une double copie des disques de tous les serveurs est conservée à l'extérieur de l'entreprise dans des lieux différents et suffisamment éloignés afin de permettre, en cas de panne grave ou de destruction totale, de reconstituer tout le système informatique dans un délai très court.

Les logiciels de protection contre les virus font l'objet de mise à jour en temps réel et analysent tout le système informatique en permanence.

Etablissement de ce rapport :

Ce rapport a été préparé par la direction générale avec la collaboration des responsables des différents services.

Pour son élaboration, un groupe de travail spécialement dédié à cette tâche, a recensé les procédures de contrôle existantes.

Le projet de ce rapport a fait l'objet d'une présentation et d'une approbation lors du conseil d'administration du 17 avril 2007.

Dans le cadre d'une démarche structurée et conforme aux normes en vigueur, est poursuivie la mise en place d'un suivi des risques destiné à en améliorer le contrôle.

Il s'agit de l'établissement d'un recensement précis des risques, de la mise en place de points de surveillance fondamentaux et de la mise en œuvre d'audits internes et de tests de conformité par rapport aux procédures établies.

III – POUVOIRS DU PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL

Aucune limitation n'a été apportée aux pouvoirs de Madame Jacqueline LEJEUNE, Président Directeur Général de la société.

Fait à MALZEVILLE, le 17 avril 2006,

Le Président du Conseil d'Administration,

J. LEJEUNE

Rapport spécial des Commissaires aux Comptes

sur les conventions et engagements réglementés

Exercice clos le 31 décembre 2006

Mesdames, Messieurs les actionnaires,

En notre qualité de Commissaire aux Comptes de votre société, nous vous présentons notre rapport sur les conventions et engagements réglementés.

Il ne nous appartient pas de rechercher l'existence éventuelle d'autres conventions et engagements mais de vous communiquer, sur la base des informations qui nous ont été données, les caractéristiques et les modalités essentielles de ceux dont nous avons été avisés, sans avoir à nous prononcer sur leur utilité et leur bien-fondé. Il vous appartient, selon les termes de l'article 92 du décret du 23 Mars 1967, d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion de ces conventions et engagements en vue de leur approbation.

Nous avons effectué nos travaux selon les normes professionnelles applicables en France ; ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences destinées à vérifier la concordance des informations qui nous ont été fournies avec les documents de base dont elles sont issues.

Nous vous informons qu'il ne nous a été donné avis d'aucune convention et engagement visés à l'article L.225-38 du Code de commerce.CONVENTIONS ET ENGAGEMENTS APPROUVES AU COURS D'EXERCICES ANTERIEURS DONT L'EXECUTION S'EST POURSUIVIE DURANT L'EXERCICE

Par ailleurs, en application du décret du 23 mars 1967, nous avons été informés que l'exécution des conventions et engagements suivants, approuvés au cours d'exercices antérieurs, s'est poursuivie au cours du dernier exercice.

administrateur concerné : M. Jean-Marie LEJEUNE

Gérant de la SARL OLITEC MANAGEMENT

Administrateur de la SA OLITEC

Nature et objet La société OLITEC MANAGEMENT dont le siège est sis 6, rue Pierre Thinnes à Luxembourg, assure, pour le compte de la société OLITEC, les prestations suivantes :

- Définition et mise en place de la stratégie de développement

- Direction et marketing des ventes et Export

- Promotion de l'image de marque et de la notoriété d'OLITEC

- Communication

Modalités La rémunération de la société OLITEC MANAGEMENT est déterminée en fonction des charges pour accomplir ses prestations, c'est-à-dire des salaires et des frais engagés pour l'accomplissement des prestations offertes.

Au titre de l'exercice 2006, les prestations facturées à la société OLITEC s'élèvent à un montant global de 385.014 € HT.

Fait à Villers-lès-Nancy, le 17 avril 2007

Les Commissaires aux Comptes

EXPERTIS AUDIT & CONSEIL SA BATT AUDIT & ASSOCIES SA

Richard RENAUDIN Stéphane RONDEAU

Honoraires versés aux Commissaires aux Comptes

au cours de l'exercice 2006

EXPERTIS AUDIT & CONSEIL SA 37 375,00 € TTC

Monsieur RENAUDIN Richard

BATT AUDIT & ASSOCIES SA 19 435,00 € TTC

Monsieur RONDEAU Stéphane