COGEDIM s'appuie sur Notys pour gérer ses notes de frais

Notys Solutions, filiale du groupe Pensez Solutions et éditeur de Notys progiciel de gestion des frais professionnels, répond avec succès aux besoins de Cogedim en simplifiant le traitement de plusieurs centaines de notes de frais par mois.


Cogedim est un promoteur immobilier présent sur le secteur du haut de gamme depuis 1963. Son effectif compte environ 500 personnes réparties à Paris et dans 8 filiales régionales. Cogedim représente un volume d'activité de plus d'un milliard d'euros dont 60% dans l'immobilier résidentiel, 28% dans l'immobilier d'entreprise et 12% dans l'asset mangement. Depuis juillet 2007, Cogedim appartient au groupe Altarea, acteur majeur dans la réalisation de centres commerciaux

Dans le cadre de la modernisation de son SIRH, COGEDIM sous l'impulsion de sa Direction financière et sa Direction des ressources humaines décide de repenser et d'industrialiser son mode de traitement de notes de frais en s'appuyant sur un outil métier rapidement opérationnel et collaboratif. Plutôt qu'opter pour un développement interne, le choix d'une solution métier packagée est envisagé.

La mise en oeuvre d'une telle solution s'explique principalement par la recherche de simplification des processus de récupération de la TVA et le souhait d'intégrer un outil de saisie de notes de frais collaboratif sur l'intranet du groupe. Cette notion de centralisation au travers d'un portail unique s'explique principalement par la logique organisationnelle multi-site du groupe. Au-delà de ces éléments, l'intégration d'une solution de gestion des notes de frais devait également permettre d'améliorer les temps de traitement et de s'intégrer avec les autres applicatifs du groupe pour une meilleure consolidation des données.

Suite à une consultation et une maquette, la solution Notys est alors sélectionnée pour répondre à ce besoin stratégique. Ce choix s'explique principalement pour la simplicité de mise en oeuvre, la gestion des interfaces vers les systèmes tiers et la qualité de l'interface utilisateur dont la prise en main est rapide et ne nécessite pas de formation. Le projet a ensuite été mené sur une durée d'environ 3 mois. Au niveau organisationnel, la solution Notys est administrée par le service des ressources humaines.

Au niveau du déploiement, Le système a d'abord été mis en oeuvre sur une filiale " pilote " puis généralisé sur l'ensemble des filiales parisiennes et régionales. Aujourd'hui, la plate-forme gère plus de 250 notes de frais chaque mois qui sont automatiquement intégrées dans les systèmes comptable et de paie pour une plus grande cohérence et une simplification des processus ( plus de double saisie).

Franck LAUDET, Responsable Système d'Information chez COGEDIM " Le projet est un succès car son adoption par les utilisateurs a été très rapide. De plus, il a largement contribué à fluidifier le processus et à accélérer le traitement des notes de frais. Sur la première année d'exploitation, l'utilisation de Notys a permit de récupérer en TVA environ 4 fois le coût du projet global, soit un retour sur investissement de premier plan. "

Fort du succès de cette première mise en oeuvre, Notys est en cours de généralisation au sein du groupe Altarea.

A propos d'Eureka et de Pensez Solutions : http://www.eureka-solutions.fr/

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