SSFS augmente la productivité de son service courrier de 25 % grâce à ReadSoft

L'établissement financier SSFS (State Super Financial Services) s'appuie sur CLASSIFY et INDEX de ReadSoft pour automatiser le traitement de son courrier entrant. La solution permet de capturer, classer, indexer et distribuer automatiquement les documents au sein de l'entreprise.


State Super Financial Services Australia Limited est spécialisé dans le conseil financier et la gestion de patrimoine. Ses services s'adressent exclusivement aux employés du secteur public et à leur famille, soit près de 42 000 clients.

SSFS utilisait déjà la solution ReadSoft FORMS depuis 2003 pour le traitement automatique de formulaires. La société cherchait le moyen d'étendre la solution pour améliorer encore sa capacité de traitement des documents entrants et disposer d'une meilleure visibilité sur les 15 000 dossiers reçus chaque mois.

Le traitement manuel des courriers entrants nécessitait d'ouvrir les enveloppes, d'apposer une date de réception, de trier par type de document et de distribuer vers les services appropriés pour qu'ils soient traités. Le processus était lent et impliquait beaucoup trop de photocopies : les originaux étant systématiquement stockés aux archives, ce sont des copies qui circulaient dans l'organisation.

C'est à la fois pour avoir une visibilité totale sur les documents reçus des clients et pour réduire les temps de traitement à l'entrée du processus que SSFS a décidé d'automatiser sa salle courrier.
Désormais, tous les documents papier sont scannés dès leur réception. La solution de service courrier CLASSIFY et INDEX identifie automatiquement les documents, les regroupe et les distribue selon leur nature. Les documents qui doivent être pris en charge par le CRM (gestion de la relation client) sont traités par la solution FORMS de ReadSoft. Les données sont extraites automatiquement et envoyées dans le CRM ; en parallèle le document, enregistré au format image, devient facile à archiver et consulter d'un simple clic. Les autres documents, après les étapes de tri, d'indexation et de distribution sont mis à disposition au format électronique.

"La solution ReadSoft nous permet de supprimer les traitements manuels en triant et regroupant les documents automatiquement. Nous avons supprimé toutes les tâches chronophages liées au traitement manuel de nos courriers entrants et nous avons significativement écourté le temps de traitement depuis sa réception jusqu'à son archivage, se félicite Andrew Griffin. Registry Manager chez SSFS. "Par ailleurs, la totalité de nos documents sont désormais archivés au format électronique et non plus seulement ceux traités par Forms".

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