Kimoce construit le système d'information logistique et financier du Centre Alexis Vautrin

Mulhouse, le 13 janvier 2009


Kimoce construit le système d'information logistique et financier du Centre Alexis Vautrin, acteur majeur de la lutte et du traitement du cancer en Lorraine.

Se doter d'un nouveau système d'information afin de rationaliser et d'optimiser d'une part, l'ensemble de sa chaîne de traitement des commandes & des factures et d'autre part, l'intégralité de sa GMAO tels étaient les principaux enjeux du projet du Centre Alexis Vautrin, intitulé GLEF (Gestion Logistique Economique et Financière). Dans le cadre de ce projet impactant de nombreux services, le Centre Alexis Vautrin (CAV) a fait le choix de deux spécialistes dans leurs domaines, KIMOCE, leader des solutions logicielles de gestion services clients et du patrimoine, et SAGE, acteur de renom des logiciels de gestion d'entreprise et des services associés, afin de bénéficier d'une solution " métier " et " sur mesure ". Déployés depuis le 1er janvier 2008, le progiciel de service de KIMOCE et la ligne 1000 de SAGE, en cours d'interfaçage, garantissent au CAV de gérer de manière optimale la comptabilité, les achats, les approvisionnements et les stocks, et la relation client interne (commandes intranet). D'autres étapes sont prévues dans les prochains mois comme la gestion des immobilisations, la maintenance des infrastructures & équipements, la saisie des commandes pharmaceutiques via l'intranet, la saisie des rapports d'intervention par le biais de PDA...
Gilles LARIDANT, Responsable Services Economiques du Centre Alexis Vautrin, nous confie : " Nous avons été séduits par la réponse technologique commune de Kimoce et de Sage qui nous garantissait une solution métier s'illustrant par une adaptabilité, une profondeur fonctionnelle et un rapport qualité/prix indéniable par rapport aux solutions packagées du marché. Aujourd'hui, nous souhaitons, en nous appuyant sur notre système d'information " sur mesure ", aller encore plus loin dans la gestion de nos problématiques " métier " afin de gagner en temps, en fluidité et en efficacité. "

Centre Alexis Vautrin : un acteur majeur de la lutte et le traitement du cancer en Lorraine.

Parmi les 20 centres de lutte contre le cancer (CLCC) répartis sur l'Hexagone, le Centre Alexis Vautrin, situé à Nancy, couvre plus particulièrement la région Lorraine. Etablissement privé à but non lucratif impliqué dans le service public hospitalier, le CAV assure de multiples missions : soins & accompagnement cliniques, enseignement et recherche. Il représente une capacité de 190 lits et places, un effectif de 650 collaborateurs dont 70 praticiens.
Certifié depuis 2005, le CAV s'est engagé depuis plusieurs années dans une démarche qualité dans tous les départements, au service des patients et de la recherche.

Le projet : une refonte totale du système d'information

Face à un système d'information logistique devenu obsolète, le CAV recherchait au printemps 2007 une solution logicielle qui lui offre la possibilité de gérer l'intégralité des achats, des biens et des services nécessaires à son activité. Le projet visait à rationaliser et automatiser toutes les tâches liées à la comptabilité, la gestion des approvisionnements, des achats, des stocks et la maintenance de son infrastructure et équipements. Dans le cadre de la GMAO, la solution recherchée se devait de gérer de manière performante trois types de parcs distincts, le matériel biomédical (équipements du bloc opératoire, accélérateur de particules...), l'informatique (back front office des 350 utilisateurs de CAV) et l'immobilier & mobilier (4 bâtiments reliés entre eux, mobiliers de bureaux, matériels techniques divers...), soit plus de 12 000 instances à traiter. A cela s'ajoutait tous les aspects réglementaires liés au matériel biomédical comme la traçabilité précise des événements, la gestion des alertes matériovigilance émanant de l'AFSSAP, des codes hospitaliers en vigueur (CNEH). Outre d'être à la pointe des technologies, gage d'évolutivité, la solution devait impérativement s'adapter aux fortes spécificités " métier " du secteur hospitalier comme la matériovigilance des équipements, la traçabilité de la délivrance des médicaments par lots et patients...
Gilles LARIDANT, RSE du Centre Alexis Vautrin, ajoute : " Ce projet impliquant de nombreux départements au sein de notre structure, il nous apparaissait essentiel de privilégier la convivialité et l'adaptabilité de la solution afin que nos utilisateurs, de la Direction Générale aux Services Techniques, Comptables & RH en passant par la Pharmacie & Ingénierie Biomédicale, se l'approprient rapidement. "

Le choix : une réponse technologique commune de KIMOCE et SAGE

Afin de concevoir la réponse technologique la plus pertinente, KIMOCE et SAGE ont collaboré afin de répondre à l'appel d'offre du CAV. Ils ont été retenus ensemble en juin 2007. Cinq raisons ont suscité le choix du CAV : la qualité de l'accompagnement proposé tout au long de projet, la convivialité, l'adaptabilité et la richesse fonctionnelle des solutions logicielles et le rapport qualité prix. Gilles LARIDANT, RSE du Centre Alexis Vautrin, complète : " Ayant l'obligation de basculer impérativement notre système comptable au 1er janvier 2008, l'ancien n'étant plus maintenu, et donc par voie de conséquence notre solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement, nous étions persuadés que des acteurs comme KIMOCE et SAGE, reconnus pour leur réactivité et implication, mèneraient ce projet dans les délais impartis. "
Le projet s'est articulé en quatre temps forts : étude du cadrage & paramétrages à l'été 2007, installation des deux solutions & formations à ces dernières en octobre 2007, basculement en décembre 2007 et mise en production au 1er janvier 2008.

Les premiers bénéfices pour CAV : un système d'information " sur mesure "

Aujourd'hui, le PGI de Service de KIMOCE interfacé à la ligne 1000 s'impose comme le système d'information logistique du CAV. A ce titre, il gère toutes les facettes de la comptabilité générale & analytique, et optimise les achats, les approvisionnements et les stocks des Services Economiques, Techniques, Ressources Humaines et de la Pharmacie. Dans le cadre de la gestion des commandes de médicaments, la solution logicielle prend en compte toutes les spécificités liées à la gestion des patients et des prescripteurs, selon les normes en vigueur dans le secteur hospitalier. De plus, les collaborateurs de CAV peuvent commander directement sur le portail Kim'Web de la société leurs fournitures. La gestion des stocks, des inventaires et des réapprovisionnements peut partiellement s'effectuer à partir de PDA afin que les techniciens puissent être plus mobiles. Autre bénéfice et non des moindres, le CAV disposera à terme d'une gestion de sa maintenance des infrastructures et des équipements, résolument performante et réactive. D'une grande exhaustivité, la gamme KIM gère de la manière la plus pointue possible, les équipements du biomédical, le bâti et les plans (lien bidirectionnel avec Autocad), le parc informatique, les mobiliers... tout en faisant vivre les différentes localisations, gage d'une GMAO efficiente. Dans les prochains mois, le CAV devrait étendre le périmètre d'intervention des solutions logicielles SAGE et KIMOCE en mettant en production la gestion fine des immobilisations, la commande des médicaments sur son intranet, la saisie et la réalisation des rapports d'intervention sur PDA... Autre projet phare, la solution KIMOCE devra s'interfacer à la nouvelle plate-forme d'e-procurement des CLCC qui lui permettra de totalement dématérialiser ses commandes et factures fournisseurs.
Gilles LARIDANT, RSE du Centre Alexis Vautrin, complète : " En 2009, nous disposerons d'un système d'information véritablement " pensé et conçu " selon nos besoins. Totalement impliqués dans notre projet stratégique, KIMOCE et SAGE, réactifs et compétents, nous accompagnent dans ce changement que représente l'implantation de ces solutions, particulièrement bien adaptées aux établissements hospitaliers de taille moyenne. "

A propos de Kimoce :
Depuis plus de 15 ans, KIMOCE développe une gamme exhaustive de logiciels qui optimisent toutes les facettes du Service Client, de la Gestion de Patrimoine et d'Infrastructures mobilières, immobilières et techniques des entreprises privées et publiques. Avec près de 1 000 clients et 50 000 utilisateurs dans le monde, l'éditeur se positionne comme le leader des solutions " best of breed " dédiées aux activités de Service (Gestion multi-parcs, Help Desk, SAV, Relation Citoyen, Centre d'Appel, Services Généraux, Achats, Maintenance Tertiaire, GMAO d'infrastructures diverses...). Ayant comme credo de devenir un " Créateur d'Energie informatique Métier", KIMOCE se dirige aujourd'hui vers des solutions pré-paramétrées verticalisées (Banque, Assurance, Informatique, Génie climatique, Santé, Conseil Général & Régional, Mairie...) et des modes de commercialisation alternatifs (mode licence, ASP, SaaS...) afin de démocratiser sa gamme et garantir à ses clients un retour sur investissement extrêmement rapide et mesurable.
Pour plus d'informations complémentaires : www.kimoce.com

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