L'Université de la Méditerranée adopte la solution de dématérialisation des factures fournisseurs de ReadSoft : une première dans le secteur universitaire

L'Université française a gagné son autonomie financière par la Loi de 2007.

C'est dans ce cadre que l'Université de la Méditerranée a choisi d'adopter la solution de ReadSoft, et de l'utiliser dès le démarrage de son nouvel ERP comptable en janvier 2011. Une initiative novatrice et un projet rondement mené. 

Un projet novateur 

Depuis 3 ans, les procédures et les modes de fonctionnement de la fonction Finance au sein de l'Université, sont profondément repensés : un ERP dérivé de SAP a été développé sur mesure pour la gestion financière et comptable très spécifique du secteur ; SIFAC - Système d'Information Financier, Analytique et Comptable -, est ainsi en cours d'implémentation dans de nombreuses Universités. Pour l'Université de la Méditerranée, l'accès à l'autonomie en matière de gestion budgétaire et de ressources humaines, est une réalité opérationnelle depuis 2 ans. Un historique de précurseur qui traduit bien la volonté de faire partie des pionniers de l'Université de demain. 

Avec l'adoption de SIFAC, c'est toute l'organisation comptable qui est repensée. A Marseille, un service de gestion centralisé des factures, placé sous l'autorité de l'agence comptable, a été créé. C'est ce service central qui décide de passer à la dématérialisation des factures pour accélérer les temps de traitement et améliorer la traçabilité comptable. Eté 2010, un appel d'offres est lancé, et la solution ReadSoft retenue. Sa parfaite intégration à SAP garantit une implémentation sans ajustement lourd avec SIFAC, et sécurise le planning. 

Respect des délais et mise en route rapide 

Deux mois ont suffi pour rendre le système opérationnel, un record pour ce projet informatique stratégique, qui s'articule sur une refonte ambitieuse des processus et de l'organisation globale du service comptable. Le 1er janvier 2011, le service Facturier démarre avec l'outil de ReadSoft. 

Philippe DJAMBAZIAN, l'agent comptable de l'Université, explique : « Depuis quelques semaines, la vitesse de croisière est atteinte ; elle permettra d'absorber l'équivalent des 30 000 factures traitées par an par l'Université ; et à terme, avec le rapprochement des trois Universités de Provence, Méditerranée et Cézanne, ce ne seront pas moins de 90 000 factures qui passeront chaque année dans le système de dématérialisation des factures fournisseurs de ReadSoft. » 

Dans le service, 10 personnes sont directement concernées. Les objectifs sont atteints : 

* Une amélioration accrue de l'efficience du secteur comptable, grâce à 'une organisation repensée, en adéquation avec l'utilisation d'un outil de dématérialisation, * Des processus adaptés à un nouvel outil de travail, permettant de se concentrer sur le métier de base en supprimant les tâches chronophages. * Sans oublier des délais de paiement des fournisseurs raccourcis pour rentrer dans le code des marchés publics, qui impose 30 jours. 

« Après 3 mois, nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix pour la solution ReadSoft. Elle permet non seulement de réduire le délai de traitement de la facture, évite la redondance des contrôles tout en permettant aux 200 gestionnaires de l'Université de continuer à avoir « l'image » de la facture, ce qui aurait été impossible sans cette solution. »