Rhodia optimise sa gestion comptable en dématérialisant ses factures avec les solutions ReadSoft

Le groupe Rhodia (racheté par SOLVAY au 2(ème )trimestre 2011*)

s'appuie sur les solutions de dématérialisation de ReadSoft pour améliorer sa gestion comptable  et le suivi en temps réel de ses factures. 



Paris, décembre 2011 - Présent dans plus de 30 pays, le géant de la chimie Rhodia s'interrogeait sur sa productivité au niveau administratif. En effet, avec plus de 700 000 factures traitées par an dans le monde, la gestion dématérialisée des factures constitue un véritable levier d'amélioration de la productivité. C'est pourquoi la société a lancé en 2007 un appel d'offres, auquel trois sociétés ont répondu, parmi lesquelles ReadSoft. Pour Rhodia, les objectifs étaient multiples :  ·     améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin de pouvoir offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,  ·     disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture (reçue, prise en charge, comptabilisée) pour une meilleure résolution et gestion des litiges,  ·     s'appuyer sur une solution qui s'intègre parfaitement à l'environnement SAP. 

ReadSoft a été retenu pour plusieurs raisons :  ·     Performance et maturité de ses solutions par rapport à ses concurrents,  ·     Parfaite adaptation des solutions au « core model » SAP utilisé chez Rhodia,  ·     Dynamisme de la R&D de ReadSoft permettant à Rhodia d'anticiper et d'absorber les extensions dans les pays émergents (la Nota Fiscal au Brésil, traitement des factures Chinoises, factures EDI etc.). 

Un dispositif mis en place en 5 mois seulement 

Implantée dans un premier temps aux Etats-Unis, un pays très demandeur en matière de traçabilité, la solution a été mise en place en Europe (Allemagne, Italie, Espagne, Royaume-Unis et France), en 5 mois seulement, car il s'agissait de la déclinaison de la solution américaine. L'Europe a donc pu tirer parti de l'expérience des Etats-Unis. Pour répondre aux besoins de Rhodia, ReadSoft a développé un dispositif permettant de gérer le traitement des factures de leur réception à leur règlement. Une fois scannées, les factures sont traitées dans INVOICES COCKPIT, logiciel de dématérialisation de factures fournisseur dans SAP. La solution rapproche automatiquement les factures avec les bons de commande et les données de SAP, permettant ainsi de vérifier le numéro SIREN, les renseignements bancaires, le nom de l'entreprise et même les lignes des postes. Si la facture est erronée ou s'il n'y pas de bon de commande (comme c'est le cas pour 5% des factures), la facture est automatiquement traitée par un workflow électronique grâce à l'interface web, WEB CYCLE. Il permet d'intégrer toute facture dans SAP, quel que soit son format. En complément, Rhodia utilise aussi REPORTER, le logiciel de supervision du traitement des documents en temps réel de ReadSoft. Enfin, ReadSoft a également mis en place l'application WEB BOARD, portail Web sur lequel les fournisseurs se connectent pour vérifier l'état d'avancement du traitement de leurs factures. 

Afin de faciliter l'adhésion des équipes de Rhodia, ReadSoft a organisé des sessions de formation sur place et à distance via des web conférences. De plus, chaque zone mondiale a un « key user », référent dédié en charge du support, qui permet de résoudre rapidement les éventuels problèmes et de garantir la bonne utilisation de la solution. C'est par l'équipe projet et l'appui des key users que la connaissance s'est diffusée et que l'adhésion a été favorisée. Après les filiales européennes de Rhodia, celles du Brésil viennent également de passer à la gestion dématérialisée de leurs factures, du fait de la fiscalité particulièrement complexe du pays. « Les voies d'acquisition très ouvertes des solutions ReadSoft facilitent l'intégration de la solution quels que soient les formats de documents ou encore les règlementations, souvent différentes entre pays » déclare Yves Bosne, Directeur Comptable WW Groupe chez Rhodia Business Services. 

« Un outil de traçabilité extrêmement performant répondant à nos exigences » Avec ce dispositif, ReadSoft a permis de créer des workflows, fluidifiant ainsi le partage de l'information entre les différents services de l'entreprise.