Grâce à Belink et ReadSoft, LORCA et SICAMO fluidifient leur traitement de factures fournisseurs de frais généraux

Avec Belink, la coopérative agricole LORCA et sa filiale SICAMO fluidifient le

traitement des factures fournisseurs de frais généraux 

La Société SICAMO a choisi les solutions de Belink, pour optimiser le traitement des frais généraux de ses enseignes Gédimat, Magasin Vert et Point Vert. Fort de la réussite du projet, la coopérative LORCA a emboîté le pas. 

Paris, le 9 janvier 2012 - Lorca, coopérative agricole gère la collecte, le stockage, la commercialisation de l'ensemble des productions de ses agriculteurs-adhérents ainsi que la distribution des produits (semences, produits phytosanitaires, engrais, fioul, .) nécessaires aux exploitations agricoles. La société SICAMO quant à elle compte 33 points de vente en Moselle, sous les enseignes Gédimat, Magasin Vert, Point Vert. C'est pour ces sites que SICAMO souhaitait optimiser la gestion des frais généraux, soit 15 000 factures à traiter dans une organisation décentralisée, mais aussi automatiser leur imputation analytique. 

En Janvier 2010 la société fait appel à Belink, éditeur-intégrateur en solutions de dématérialisation, afin de re-centraliser les factures relatives aux frais généraux de ses différents sites, et assurer une meilleure traçabilité notamment pour éviter les pertes ou retard de transmission de factures. 

Belink procède alors à un audit en mars 2010, qui permet, suite à un état des lieux, de définir précisément la solution la plus adaptée aux besoins, en collaboration avec les utilisateurs (comptabilité, responsables de magasins et de plateformes). « Lors de l'audit, Mr Jouanneau a réuni toutes les catégories d'utilisateurs afin de définir ensemble, leurs besoins et les impliquer dès le départ sur le projet. C'est un élément fondamental qui a conditionné la réussite du projet » indique Benjamin Outin, Responsable Commercial de Belink. 

Il en est ressorti les besoins suivants :  ·     améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin d'offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,  ·     disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture (reçue, prise en charge, comptabilisée),  ·     fluidifier le circuit de validation des factures entre le siège et les points de vente,  ·     mettre en place un modèle d'imputation analytique automatisée permettant d'établir des situations mensuelles précises de chaque activité et chaque site. « Cet audit a permis de construire un relationnel fort entre les différentes parties prenantes du projet, qui s'est révélé très utile au moment du déploiement de la solution », ajoute Pascal Jouanneau, Directeur Administratif et Financier de LORCA. 

Belink a conçu une solution complète et packagée « CODEXIA Finance ©[1]» intégrant notamment la solution de LAD « INVOICES » by ReadSoft, qui venait compléter son offre avec la GED, la gestion du Workflow et des imputations comptables et analytiques dernier aspect pour lequel Belink marque véritablement sa différence. Ce module s'intégrait parfaitement à la suite logicielle existante (Business Place logiciel de comptabilité CEGID). C'est en mars 2011 que la solution proposée par Belink est retenue par SICAMO et mise en place. Chaque site est alors équipé d'un outil de numérisation, de capture et de workflow. Au total, 70 utilisateurs sont formés à l'outil. Belink procède à la formation des équipes comptables du siège social, les responsables des points vente et de plateformes étant formés par le responsable du projet chez LORCA / SICAMO. « La formation et l'adhésion des équipes a été très rapide, car l'outil est particulièrement intuitif », précise Pascal Jouanneau. 

Six mois après son intégration, la solution apporte aujourd'hui un gain de productivité évident. Grâce au module, le comptable n'intervient qu'en première validation, ce qui lui permet de se concentrer sur l'imputation comptable, le responsable de site reçoit sa facture pour contrôle et imputation analytique très intuitive (sous forme de libellé). Puis après validation, la facture numérisée parvient au responsable d'activité pour signature électronique du « bon à payer », avant intégration automatique en comptabilité. Les responsables de site ont désormais une visibilité précise sur leurs charges mensuelles, avec